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新しい利用者さんとの契約。あなたは何分で見積もっていますか。
僕は独立3年目の現役ケアマネで、要介護35件前後（要支援も含めると約60人）を担当しています。契約の日は、契約関係の説明だけで1時間、その後のアセスメントまで含めると2時間は見積もっています。
正直に言うと、新人のころの僕は契約が苦手でした。制度の説明でしどろもどろになって、料金を聞かれて即答できない。あの気まずい沈黙は、いまでも覚えています。
でも、いまは契約に迷いがありません。何を厚く説明して、何を省くか。その基準が自分の中にあるからです。
この記事では、僕が契約の日に必ず話していることを、判断基準ごと全部話します。
契約の日は「2時間」見積もる。重説の説明からアセスメントまで一気にやる
僕の契約は、初回訪問と同じ日にやります。重要事項説明、契約、個人情報使用同意、そのままアセスメントまで一気に。全体で2時間の見積もりです。
内訳はざっくりこうです。
- 重要事項説明・契約：約1時間
- アセスメント（心身の状況・生活の聞き取り）：約1時間
このうち後半の1時間、アセスメントで何をどう聞いているかは、こちらの1本にまとめました。
▶ ケアマネのアセスメントは何を聞く？シート順に聞かない理由と「いつやるか」の判断基準【独立3年目の実録】
「説明に1時間もかけるの？」と思うかもしれません。正直、かけている人もいれば、かけていない人もいます。詳しくは後半の「揉め事を防ぐ」の章で話します。
ちなみに、契約のときに重要事項を記した文書を渡して説明し、同意を得ることは、運営基準の第4条で決まっています。「丁寧にやりましょう」という心がけの話ではなく、制度上の義務です。
出典：指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）｜厚生労働省 法令等データベース（ページ内検索：文書を交付して説明）
なお、要支援の方との契約は、僕の地域では地域包括支援センターも交えた三者契約になります。要介護の契約とは流れが少し違うので、こちらの記事で書いています。
▶ 介護予防支援の指定、居宅は取るべき？制度開始から2年回した僕の結論
重要事項説明書は「全文読むか、要点だけか」を選んでもらう
契約の最初に、僕は必ずこう聞きます。
「重要事項説明書、全文を読み上げることもできますし、大事なところだけかいつまんで説明することもできます。どちらがいいですか？」
選んでもらうんです。
理由は2つあります。
1つは、相手の集中力を守るため。高齢の利用者さんに小さい字の書類を全文読み上げても、途中から頭に入っていません。「説明した」という事実だけが残って、「伝わった」が残らない。これでは説明の意味がありません。
もう1つは、最初の主導権を相手に渡すため。ケアマネと利用者さんの関係は、この日から何年も続きます。その入り口で「あなたが選んでいいんですよ」から始めると、その後の関係がやわらかくなります。
ここで1つ、誤解のないように書いておきます。「要点だけ」は、説明を省略するという意味ではありません。
重要事項を記した文書を渡して説明し、同意を得ることは、冒頭で触れたとおり運営基準第4条で決められた義務です。全項目に触れて、同意をいただく。ここは選んでもらう対象ではありません。選んでもらっているのは、「条文のまま読み上げるか、僕の言葉に噛み砕いて全項目を伝えるか」という、伝え方のほうです。
じつは新人のころの僕は、契約書や重説を「固い書類なんだから固く扱うもの」と思い込んで、一文一文そのまま読み上げていました。相手は仕方なく聞いてくれます。でも、いま思えばあれは説明ではなく朗読でした。読み上げた事実が残っても、中身が伝わっていないなら、説明の義務を果たしたとは言えません。そう考えるようになってから、僕は「全項目を、僕の言葉で」に切り替えました。
重説の中身は、実はどの法人でもほぼ同じです。だから一度「自分の言葉バージョン」を作ってしまえば、転職しても独立しても一生使えます。
ただし。要点だけを選ばれても、絶対に省かない項目があります。それが次の5つです。
それでも必ず厚く説明する5項目。基準は「お金に関わることは口頭で」
僕が要点説明のときでも必ず口頭で厚く話すのは、この5つです。
選ぶ基準ははっきりしています。減算や加算、利用者さんの負担、つまり「お金」に関わることは、書面を渡すだけで済ませず、必ず口頭で説明する。あとから「聞いていない」となったときに、いちばん揉めるのがお金の話だからです。
① 毎月1回、ご自宅に伺います（モニタリング）
「ケアマネは毎月1回、利用者さんに会って様子を確認する決まりがあります。だから毎月伺いますね」と最初に伝えます。
これは運営基準の第13条で決まっているルールで、守らないと事業所は減算（報酬が減らされること）になります。つまりお金に直結する話。契約の日に説明しておかないと、「別に来なくていいのに」と訪問される意義を理解されなくなってしまいます。
出典：指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号）｜厚生労働省 法令等データベース（ページ内検索：少なくとも一月に一回、利用者に面接）
毎月の訪問をどう回しているかは、こちらの記事に全部まとめています。
▶ ケアマネのモニタリングは毎月20日までに終わる｜60人担当の僕が「日程調整を消す仕組み」を全部話します
② サービスを変えるときは、担当者会議を開きます
「デイサービスを増やしたい、ヘルパーさんの時間を変えたい。そういうときは、関係する事業所さんに集まってもらう会議を開くことになっています」と伝えます。
これも運営基準上のルールです。説明しておかないと、「ちょっと変えるだけなのに、なんで大ごとになるの？」という戸惑いが生まれます。先に「そういう決まりなんです」と共有しておけば、サービス変更のたびにスムーズです。
担当者会議を短く軽く回す僕のやり方は、こちらで話しています。
▶ サービス担当者会議は15〜30分で終わる｜数百回回してきた僕が「全員揃えない・会議の外で決める」運用を全部話します
③ ケアマネの利用に、お金はかかりません
「私（ケアマネ）の利用料は、全額が介護保険から支払われます。〇〇さんの自己負担はありません」。これは必ず言います。
知らない方、意外と多いんです。「お金がかかるなら遠慮しよう」と、相談そのものを控えてしまう方がいます。無料だと分かっていれば、困ったときに気軽に電話してもらえる。この一言が、あとあとの早期発見・早期対応につながります。
④ 手続きのお手伝いの範囲。負担限度額認定証だけは例外です
介護保険の手続きは、基本的にケアマネがお手伝いします。ただし1つだけ例外を伝えます。
「負担限度額認定証の申請だけは、通帳の残高のコピーが必要なので、ご家族にお願いしています」
通帳はお金そのものの情報です。ケアマネが預かるものではないと僕は線を引いています。ここを曖昧にすると、「ケアマネはなんでもやってくれるはず」が際限なく広がります。できることと、できないこと。契約の日に両方言うのがフェアです。
⑤ 入院したら、当日中に教えてください
「もし入院することになったら、その日のうちに教えてください。土日祝でもつながります」と伝えます。連絡手段は、ご希望の方とはLINE（僕の側は仕事用のLINE WORKS）を交換します。ほとんどの方が交換してくれます。
入院の連絡が当日中に来るかどうかで、その後の動きの速さがまるで違います。実は「入院したら病院にケアマネの氏名・連絡先を伝えてもらうようお願いすること」自体が、運営基準第4条に定められたケアマネ側の義務でもあります。
入院の第一報から僕が何をしているかは、この記事で全部話しました。
▶ 利用者が入院したらケアマネは何をする？連携シートを「当日30分」で送る僕の段取りを全部話します
「毎月来なくてもいいですよ」には、薬の例えで返す
①の毎月訪問を説明すると、ときどきこう言われます。
「元気でやってるし何も変わってないから、毎月来なくてもいいですよ」
利用者さんや家族に悪気はまったくありません。むしろ気を遣ってくれています。ここで「決まりなので」とだけ返すと、規則を盾にした、お硬い感じが残ります。だから僕は、薬の例えで返します。
「お医者さんは、薬を出したら『効いていますか、副作用はないですか』と経過を確認しますよね。ケアマネも同じなんです。サービスという処方が、ちゃんと生活の支えになっているか。それを確認するのが毎月の訪問なんです」
この例えにすると、ほぼ全員が「ああ、なるほどね」という顔になります。訪問が「監視」ではなく「経過観察」だと伝わるからです。
重説の条文は、僕の言葉でこう噛み砕く
薬の例えのような「返し」だけでなく、重説の条文そのものも、僕は自分の言葉に置き換えて説明しています。例として、いちばん説明しにくい「居宅サービス計画の作成」の項目を、原文と僕の言い換えで並べてみます。
【重説の原文（要旨）】
居宅サービス計画の作成にあたっては、利用者の居宅を訪問し、利用者及びその家族に面接して心身の状況や生活環境等を把握したうえで、主治の医師等の意見を求め、サービス担当者会議の開催等により専門的な見地からの意見を求め、居宅サービス計画の原案について利用者又はその家族に説明し、文書により同意を得て交付する。あわせて、サービスに関する情報提供、要介護認定等の申請の代行、サービス事業者等との連絡調整、給付管理票の作成等を行う。
これを、僕はこう言い換えて伝えます。
【僕の言い換え】
「〇〇さんがご自宅で介護サービスを使うとき、介護保険がきちんと適用されるように、私が書類づくりと段取りと事務手続きをします。……という意味のことが、ここに書いてあります」
条文には、訪問、主治医の意見、担当者会議、同意、交付と、手順がびっしり書いてあります。でも、契約の日の利用者さんが知りたいのは「この人は何をしてくれる人なのか」の1点です。だから僕は手順を1つずつ読み上げず、「介護保険を使うための実務は、全部僕がやります」に束ねて伝えます。担当者会議のような個別の手順は、実際にその場面が来たときに説明すれば間に合います。全項目に触れる義務と、その場で深掘りしない判断は、両立できるんです。
ついでに言うと、重説に書かれていない仕事もあります。たとえば契約前のデイサービス見学の手配。ああいう「サービスが始まる前の段取り」もケアマネの仕事です。条文の外にある動きを口頭でひとこと補うと、「この人に頼れる範囲」が正しく伝わります。
この調子で、重説の全項目に「自分の言葉バージョン」を作っておく。それが、棒読みせずに説明の義務を果たす、いちばんの近道だと思っています。
業務範囲の説明が、あとの揉め事を防ぐ
契約の日に僕が時間をかけるもうひとつの理由が、これです。ケアマネにできること・できないことの線を、最初に引いておく。
苦い経験があります。
ある利用者さんから、障害者手帳について相談されたことがありました。介護保険ではなく、僕の専門外の制度です。僕は一般論をお伝えしたうえで、「詳しくは主治医の先生に確認してみてください」とご案内しました。
ところが、その方が主治医に尋ねたところ、先生から強い調子で返されてしまったようで。利用者さんは「ケアマネさんに言われたから聞いたのに」と、今度は僕に対して腹を立ててしまいました。
誰も悪くないのに、全員が嫌な思いをする。この構図を経験してから、僕は契約の日にこう説明するようになりました。
「介護保険のことは、僕が責任を持って説明します。ただ、介護保険の外のこと、たとえば障害の制度や年金のことは、僕は専門ではないので『一般論として、参考までに』しかお伝えできません。責任のある答えが必要なときは、地域包括支援センターや担当の窓口をご紹介しますね」
この一言を最初に入れておくだけで、「ケアマネに聞いたのに違った」という揉め事の芽が消えます。線引きは、冷たさではなく誠実さです。答えられないことを答えられないと最初に言っておくほうが、よほど相手のためになります。
理不尽な要求への線の引き方は、別の記事で突き詰めて書きました。
▶ ケアマネのカスハラ、どこから我慢しなくていい？カッターを突きつけられた僕が「線引きと報告」の話をします
契約後に実際にクレームを受けたときの初動と、どこで線を引くかは、こちらで実際の説明トークまで書いています。
▶ 家族からのクレームにどこまで応じるか｜ケアマネが線を引くときの説明トーク実例
書類は「署名の原本だけ紙」。僕の持ち方と保険者確認
契約の日に発生する書類の管理も、僕なりの型があります。
紙で保管しているのは、署名をもらう原本3点だけ。重要事項説明書、契約書、個人情報使用同意書です。それ以外の書類は、スキャンしてGoogleドライブに格納しています。
「それ、大丈夫なの？」と思った方へ。僕はこの運用を、保険者（市の介護保険課）に確認したうえでやっています。運営基準上も、多くの記録は電磁的記録（データ保存）が認められています。ただし保険者によって運用の解釈が違う可能性があるので、真似する前に必ずあなたの保険者に確認してください。「行政に確認した」という事実そのものが、あなたを守る盾になります。
ちなみに電子契約（画面上で署名をもらう方式）は、検討したうえで見送りました。iPadとApple Pencilは持っているのですが、導入コストに見合うほど契約の件数が多くないことと、署名用のペンを複数の利用者さんで共用することの衛生面が気になったからです。道具は「使えるか」ではなく「割に合うか」で選んでいます。
もうひとつ、最近の話を。2026年6月に居宅介護支援にも処遇改善加算が新設されて、重要事項説明書と加算の別紙を作り直す必要がありました。僕はこの作り直しをAIにやらせました。現行の重説を読み込ませて、追記すべき項目の下書きを出させて、僕が最終確認する。ゼロから自分で書き直すより、体感でかなり速く終わりました。
※加算の要件や記載内容は、最後に必ず厚労省・保険者の公式資料で原文確認してください。AIの下書きはあくまで下書きです。
処遇改善加算を、利用者さんにこう説明した【2026年6月〜】
前の章で、処遇改善加算の新設に合わせて重説と別紙をAIで作り直した話をしました。書類を作ったら、次は利用者さん全員への説明です。うちの事業所も2026年6月から算定を始めたので、モニタリング訪問のたびに、この説明をして回りました。
実際のトークがこれです。
「この6月から、介護の仕事をしている人のお給料を上げましょう、という国の決まりができました。それで、うちの事業所もその分を介護保険から受け取ることになります。ただ、ケアマネジャー費用は、もともと全部介護保険から出ているので、今回の件も、〇〇さんからは1円もいただきません。ご案内はそれだけなんですが、"説明を聞きました"という紙に、お名前だけお願いします」
30秒で終わります。意識しているのは2つです。
- 結論（お金はかからない）を先に言う。「加算」という言葉を聞くと、多くの方はまず「支払いが増えるのか」と身構えます。居宅介護支援費は全額が介護保険から給付されるので、この加算がついても自己負担は発生しません。そこを最初に言い切ると、あとの話がすっと入ります。
- 制度の正式名称を言わない。「介護職員等処遇改善加算」という名前は、説明の場では使いません。「介護の仕事をしている人のお給料を上げる国の決まり」で、意味は全部伝わります。
そして、説明したら支援経過に残します。僕が実際に書いている記載例がこれです。
【支援経過の記載例】
【処遇改善加算算定の説明】令和8年6月より介護職員等処遇改善加算を算定することとなったため、重要事項説明書の変更点について別紙を用いて説明。本加算は介護職員の賃金改善を目的とするものであり、居宅介護支援は介護保険から全額給付されるため自己負担は発生しないこと、また区分支給限度基準額の枠外であり、利用中のサービスの回数・時間に影響はないことを説明。別紙同意書に署名をいただき、写しを交付した。
制度の補足を1段落だけ。居宅介護支援の処遇改善加算は2026年（令和8年）6月の介護報酬改定で新設されたもので、加算率は所定単位数の2.1%（1000分の21）です。それまで処遇改善加算の対象外だったケアマネが、この改定で対象になりました。算定する事業所では、重説の改訂と、利用者さんへの説明・同意が必ず発生します。
出典：令和8年度介護報酬改定について｜厚生労働省（ページ内検索：処遇改善）
説明のトークも、支援経過の文面も、一度作れば全利用者に使い回せます。制度が動いた月こそ、「型を1つ作って、全件に回す」が効きます。
新人のころ、僕は契約が苦手だった
ここまで読むと、僕が最初から契約が得意だったように見えるかもしれません。逆です。
新人のころ、契約の場で住宅改修の制度を聞かれて、しどろもどろになりました。「デイサービスって1回いくらですか？」「ヘルパーさんは？」と料金を聞かれて、即答できない。書類を繰りながら「えっと、確認しますね……」と言うたびに、自分の頼りなさが情けなかった。
いまの僕が同じ質問を受けたら、こうします。
その場でスマホからAIに確認します。隠しません。「正確なところを今調べますね」と言って、目の前で調べて答えます。分からないことをごまかすより、調べる姿を見せるほうが信頼されます。
それと、よく聞かれる料金は、相場感として頭に入れてあります。僕の地域の体感でいうと、デイサービスの1日型で1回1,500円ほど、ヘルパーさんの生活援助なら1回300円しないくらい（いずれも1割負担の場合）。正確な金額は各事業所の重要事項説明書で決まるので最後はそちらで確認しますが、「だいたいこのくらいです」と即答できるだけで、あなたへの信頼感が高まります。
契約が苦手なのは、あなたの能力の問題ではありません。型がない、場数が少ないだけです。型は、作れます。場数はこなすしかありません。
そして契約の日を乗り切ったら、次はアセスメント、ケアプラン、担当者会議、モニタリングと続いていきます。この一連の流れを含めた業務全体は、実務記事10本をつないだ1枚の地図にまとめてあります。「契約の次は何をやるんだっけ」と迷ったら、こちらで全体像を確認してください。
▶ 新人ケアマネの業務マニュアル｜「何から覚える？」に実務記事10本の地図で答えます
まとめ：契約の日は、書類仕事の日ではなく「関係の土台」を作る日
最後に、僕が契約の日にやっていることをまとめます。
- 初回訪問と同日、全体で2時間を見積もる（説明1時間＋アセスメント1時間）
- 重説は「全文か、要点か」を相手に選んでもらう
- お金に関わる5項目（毎月訪問・担当者会議・自己負担なし・手続きの範囲・入院時の当日連絡）は必ず口頭で説明する
- 「毎月来なくてもいい」には薬の例えで返す
- できないことも最初に言う。線引きは誠実さ
- 書類は署名原本だけ紙。運用は保険者に確認して、確認した事実を残す
契約書に判をもらうこと自体は、10分あればできます。でも、この日に作っているのは書類ではなく、これから何年も続く関係の土台です。だから僕は2時間かけます。
そしてこの「契約の型」は、雇われていても、今の職場で今日から作れます。ただ、もし説明の仕方ひとつ自分で決められない職場にいるなら。あるいは、型を作る余裕すらないほどの件数に追われているなら。消耗の原因は、あなたの契約スキルではなく環境のほうかもしれません。あなたの職場のことは僕には分かりません。だからこそ、選択肢だけは手元に置いておいてください。
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いまの職場に消耗しているなら、話を聞いてみるだけでも
転職するかどうかは、登録してから考えれば大丈夫です。「自分の地域で、どんな職場があるのか」を知っておくだけでも、いまの職場を続ける判断材料になります。
※レバウェル介護の対応エリアは北海道・宮城・東京・神奈川・埼玉・千葉・愛知・静岡・大阪・京都・奈良・兵庫・広島・福岡の14都道府県です（派遣はエリア内からの応募のみ対象）。
転職サイトとの付き合い方は、こちらの記事で正直に書いています。
▶ 転職サイトを使わずに転職した僕が、それでも登録を勧める理由【2026年版】
最後まで読んでいただき、ありがとうございました^^