ケアマネのモニタリングは毎月20日までに終わる｜60人担当の僕が「日程調整を消す仕組み」を全部話します

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「モニタリングの日程調整が大変」「記録が追いつかない」——ケアマネの毎月の悩みとして、本当によく聞く話です。

僕は独立して3年目の主任ケアマネで、要介護35件前後（要支援も含めると約60人）を担当しています。そのモニタリング訪問を、毎月20日までに回し終えるのがいつものペースです。残りの10日は、突発の対応や振替のための余白にしています。

先に言ってしまうと、特別なテクニックは何も使っていません。やっているのは「訪問のその場で翌月の日時を決める」「約束を文字で残す」——ほぼこれだけです。

この記事では、月1回ルールの制度の根拠から、日程調整の手間を消す運用、「30分で帰るのは手抜きなのか」への僕の答え、入院中・ショートステイ中・訪問拒否など「会えない月」の制度判断まで、僕の実際のやり方を全部話します。

大変なのはモニタリングではなくて、やり方のほうかもしれません。

モニタリングのルールはこれだけ——月1回・訪問・記録【2026年版】

まず制度の確認からです。といっても、要介護の利用者について覚えることは3つだけです。

• 少なくとも1ヶ月に1回、利用者に面接する
• 面接は、原則として利用者の居宅を訪問して行う
• 少なくとも1ヶ月に1回、モニタリングの結果を記録する

根拠は運営基準第13条第14号と、その解釈通知（老企第22号）です。これを守れないと運営基準減算の対象になります。

ここで大事なのは、ルールが求めているのは「月に1回」であって「毎月◯日まで」ではないということです。暦月の中で1回面接して1回記録すれば、日付の指定はありません。だから僕のように「毎月20日までに終える」仕組みも、月末に寄せる仕組みも、制度上はどちらも自由です。

※ただし、モニタリングの運用は保険者（市町村）ごとのローカルルールの差が出やすい領域です。この記事で「制度上はこう」と書いている部分も、最後は必ずあなたの保険者の運用を確認してください。

要支援の担当分は、そもそもルールが違います

要支援（介護予防支援）は別ルールです。訪問して面接するのは3ヶ月に1回でよく、間の月は電話などで状況を確認すればいいルールになっています。

もし「要支援の利用者さんにも毎月訪問している」なら、それは制度が求めている水準より手厚くやっている状態です。それ自体は悪いことではありませんが、「モニタリングが回らない」と感じているなら、まず見直せるのはここです。

2024年からは「オンラインモニタリング」の特例もあります

要件を満たせば、2ヶ月に1回の訪問＋訪問しない月はテレビ電話等での面接に切り替えられる特例が、2024年度から始まっています。特例の中身と、僕がこの特例を使っていない理由は、後半の「会えない月の制度判断」でまとめて話します。

出典：厚生労働省「居宅介護支援・介護予防支援・サービス担当者会議・介護支援専門員に係る項目及び項目に対する取扱い」
PDFを開いたら、Ctrl+F（Macはcommand+F、スマホは「ページ内検索」）で「モニタリングの実施」と検索すると該当箇所に飛べます。

日程調整の8割は「訪問のその場で翌月を決める」で消える

モニタリングで一番手間がかかるのは、訪問そのものではなく日程調整です。僕も、記録より日程調整のほうが手間だと感じてきました。だからこそ、ここを最初に仕組み化しました。

その場で決めて、その場で文字にする

やり方は単純です。モニタリング訪問の帰り際に、その場で翌月の日時を決めてしまう。目の前に本人がいて、お互いの予定が見えているタイミングが、いちばん話が早いからです。

そして決めたら、その場で確認のメッセージを送って文字で残します。この二段構えで、僕の場合、担当の約8割は日程調整という作業自体が消えました。

僕が使っているのは、仕事用のLINE WORKSです。利用者さんやご家族は、普段使っているLINEのままで僕とやり取りできます。つまり、僕の個人のLINEを教える必要がないということです。「利用者さんと個人LINEでつながるのはちょっと……」という抵抗がある人ほど、この分離は安心材料になると思います。

「高齢の利用者さんにLINE？」と思うかもしれませんが、僕の担当では90歳の方もLINEを使っています。本人が使えない場合は、ご家族も入れたグループトークで同意を得たうえで運用しています。予定が家族にも同時に届くので、僕も安心です。

家族側からすると「ケアマネからの毎月の日程調整の電話が負担」という本音は実際にあります。文字で届いて、都合のいいときに返せるメッセージは、こちらの効率化であると同時に、家族の負担を減らす手段でもあります。

※LINE等のメッセージツールを利用者・家族との連絡に使う場合は、本人・家族の同意を得たうえで、職場のルール（個人情報の取り扱い）に沿って運用してください。

文字で残すと、変更の連絡が「向こうから」来るようになる

これは、やってみて気づいた逆説です。約束が文字で残っていると、予定が合わなくなったとき、利用者や家族のほうから早めに連絡が来るようになります。口約束だと「忘れてた」で当日空振りになるところが、文字だと「あの日ダメになりました」が事前に届く。

変更の連絡が来たら、翌週の同じ曜日を軸に、他の利用者さんの訪問ルートと時間を見て、こちらから再提案します。「この日、そちらの方面を回る予定があって、◯時ごろどうですか？」——相手は日程を崩したことを申し訳なく思っているので、この提案はほぼ通ります。

残り2割は「毎月10日頃にこちらから連絡」

通院や家族の都合などで、翌月の予定をその場で決められない人が2割ほどいます。この人たちには、毎月10日頃にこちらから「来週あたりどうですか？」とメッセージを送って確定させます。

先に決められる人はその場で、決められない人は10日頃に——この2パターンだけで、月の日程調整は仕組みとして回ります。

モニタリングを「最優先」に置いて、20日までに終える

スケジュールの組み方にも優先順位があります。僕はモニタリング訪問の予定を最優先で先に置き、新規対応やサービス担当者会議はその空きに入れていきます。逆にすると、突発の新規に押されてモニタリングが月末に溜まり、「あと5人残ってるのに28日」という焦りが生まれるからです。

目標は毎月20日までに全員回り終えること。正直に言うと、15日を過ぎて日程未調整の人がいると僕は焦ります。残りの約10日は、突発の対応や体調不良での振替のためのバッファ（ゆとり）です。認定更新の通知も月の半ばに届くので（僕の場合は月1件程度）、この余白がそのまま受け皿になります。

加えて、週に1日〜半日は最初から予定を空けておきます。新規、サービス変更、事務作業——「動き」はここに吸収させる仕組みです。

この「前月のうちに予定を固める」発想は、担当件数の話とセットです。60人担当していても回るのは、件数ではなく「動き」を管理しているからで、その全体像はこちらの記事に書きました。

▶ ケアマネの担当件数、何件が限界？60人担当している僕が「きつさの正体」を話します

ちなみに、本人や家族とはLINE WORKSでやり取りできるのに、包括やサービス事業所とのやり取りはいまだに電話とFAXの文化です。ここが変わるだけで、ケアマネの毎月はもっと軽くなると思うんですけどね。

滞在は30分以内・記録は絶対に翌日に持ち越さない

「モニタリングって何分くらいいるものですか？」——新人さんによく聞かれる質問です。僕の答えは、できる限り30分以内。世間話が弾んで長くなる日もありますが、基本は30分と決めています。

訪問の時間帯は、朝9時から遅くとも16時まで。この帯に収めると、1日に無理なく数件を回れて、夕方に記録と翌日準備の時間が残ります。

記録は「その場で入力・当日中に完成」

記録のルールはひとつだけです。絶対に翌日に持ち越さない。

翌日に回した記録は、翌日の突発対応に必ず負けます。後回しの記録が2件、3件と溜まると、記憶が薄れて書くのに倍の時間がかかる——駆け出しの頃の僕がまさにそれでした。

だから今は、訪問先でその場で入力を始めて、事務所に戻ったら当日中に仕上げます。音声のテキスト化やAIも使って、記録と翌日準備の時間を毎日1〜2時間、はじめから確保しています。AIを使うときの安全面の前提（学習させない設定・実名を入れない等）を含めたやり方は、こちらの記事に詳しく書きました。

▶ ケアマネの残業は平均月4時間？——統計と体感が違う理由と、独立して残業が消えた僕の話

「30分で帰って、記録も当日中」。こう書くと、あっさりしすぎだと感じる人もいるかもしれません。次で、その話をします。

「30分で帰るのは手抜き？」——1件約12,000円の正体

モニタリング訪問を短くする話をすると、必ず出てくるのがこの声です。「30分で帰るなんて、手抜きじゃないのか」。

数字で考えてみます。居宅介護支援費は、要介護1・2で1件あたり月約12,000円（3級地の場合。要介護3以上なら約15,000円）。移動・訪問・記録を全部含めて2時間かけたとしても、時給換算で約6,000円に見えます。

でも、この計算は前提が間違っています。約12,000円は「モニタリング30分」の対価ではありません。その月のケアマネジメント一式——プランの管理、事業所との連絡調整、給付管理、そして「何かあったらすぐ動く」という待機まで含めた、包括的な報酬です。

時給6,000円に見えるのは、何も起きなかった月だけ。入院、サービス変更、家族からの相談——「動き」が発生した月は、同じ12,000円で何倍も動きます。動きのない月の余力は、動きのある利用者さんに回っている。1ヶ月をならしてみれば、ちゃんと働いた分の報酬です。

サービス変更の相談が出るのは、たいていモニタリングの訪問中です。その場の面接を再アセスメントとして活かし、日を改めた訪問という二度手間を消すやり方は、こちらの記事で話しました。

▶ ケアマネのアセスメントは何を聞く？シート順に聞かない理由と「いつやるか」の判断基準【独立3年目の実録】

だから、動きのない利用者さんの訪問を30分で切り上げるのは、手抜きではありません。限られた時間を「いま動きのある利用者さん」に配分し直す仕組みです。担当60人がきつくならない理由も同じで、きつさの正体は件数ではなく「動き」の管理にあります。

むしろ逆です。全員に一律で1時間かける働き方は、一見丁寧に見えて、本当に時間が必要な利用者さんから時間を奪っています。訪問の長さと支援の質は、比例しません。

会えない月の制度判断——特段の事情・入院中・ショートステイ

どれだけ仕組み化しても、「今月、会えない」は起きます。入院、体調不良、ショートステイ。ここで慌てないために、制度の判断基準と僕の実際の対応を、ケース別に話します。

「特段の事情」は、利用者側の事情だけ

月1回の訪問ができなくても減算にならない「特段の事情」。解釈通知では、利用者の事情により、利用者の居宅を訪問して面接することができない場合を主に指すとされています。

ここで大事なのが2点。ひとつは、ケアマネ側の事情は含まれないこと。「忙しくて回れなかった」「自分が体調を崩した」は特段の事情になりません。もうひとつは、特段の事情に当たる場合でも、その具体的な内容を記録に残すことが必須だということです。

体調不良で月内に会えなかったら——保険者への確認は「メールで」

僕が実際に経験した特段の事情は数回程度で、多いのは「本人の体調不良で、月内に訪問を振り替えられなかった」ケースです。

このとき「電話でのモニタリングに代えていいか」は、自治体によって了承のされ方が違います。だから僕は必ず保険者に確認します。そして、そのやり取りはメールで行って、形に残します。電話で「いいですよ」と言われただけでは、あとで運営指導が入ったときに「言った・言わない」になるからです。文字で残っていれば、支援経過にそのまま貼れる証拠になります。

入院中・ショートステイ中は「出向いて面会」が僕の基本です

入院や入所で居宅にいない場合は、特段の事情に該当します。ただし、だから何もしなくていい、ではありません。多くの保険者は「少なくとも入院先・入所先を訪問して、本人と面接すること」を求めています。

僕の運用はこうです。

• 入院中：契約書に記載した訪問範囲内の病院なら、病院に出向いて面会します。遠方の病院なら、ご家族または病院の相談員（MSW）と連絡を取り、本人とは電話で話します
• ショートステイ中：施設に出向いてモニタリングします

自宅（居宅）以外の場所でモニタリングをした経験は、病院、ショートステイ先のほかに、一時的に子どもさんの家に身を寄せていた利用者さんを訪ねたこともあります。居場所が変わっても、本人に会って状況を確認するという芯は変えません。

※入院中の扱い（面会の要否・電話代替の可否・記録の書き方）は保険者ごとに運用差があります。「予定されていた入院は特段の事情に当たらない」と整理している自治体もあるので、判断に迷うケースは事前に担当行政へ確認してください。

なお、入院の一報を受けてから連携シートを当日中に送り、病院と連携し、退院を待つまで——入院対応の動き方全体は、こちらの記事で全部話しています。

▶ 利用者が入院したらケアマネは何をする？連携シートを「当日30分」で送る僕の段取りを全部話します

そして、退院の連絡が来てからの動き——カンファに出るかどうかの判断や、退院日を「候補日3つ」で決める調整術——は、続きとしてこちらにまとめました。

▶ ケアマネの退院対応の流れ｜カンファに出ない退院は珍しくない【独立3年目の実録】

要支援の「電話モニタリング」は特段の事情ではなく、制度どおり

ここは混同しやすいので分けておきます。要支援（介護予防支援）の利用者さんに、訪問しない月に電話で状況確認をするのは、特段の事情でも例外でもなく、もともとの制度どおりの運用です（訪問面接は3ヶ月に1回）。「要支援さんは今月電話だけだけど大丈夫かな……」と不安に思う必要はありません。要支援の直接契約を含めた制度の話は、こちらに詳しく書いています。

▶ 介護予防支援の指定、居宅は取るべき？制度開始から2年回した僕の結論

オンラインモニタリング特例——僕が使っていない理由

2024年度からの特例で、次の要件を満たせば、2ヶ月に1回の居宅訪問＋訪問しない月はテレビ電話等での面接に切り替えられます。

• テレビ電話等での面接について、文書で利用者の同意を得ていること
• サービス担当者会議等で、主治医・サービス担当者など関係者の合意を得ていること（利用者の状態が安定している、テレビ電話等で意思疎通ができる、訪問で得ていた情報を事業所との連携で補える、など）

で、僕はこの特例を使っていませんし、いまのところ使う予定もありません。理由はシンプルで、訪問を減らすメリットを感じないからです。ここまで書いてきたとおり、僕の場合は日程調整の手間がほぼ消えているので、訪問そのものの負担が小さい。それなら、部屋の様子、冷蔵庫の中、歩き方、匂い——画面越しでは取れない情報を毎月取りに行くほうが、僕には価値があります。

ただこれは「僕の運用ではメリットがない」という話で、事業所の体制や地域の移動距離によっては有効な選択肢だと思います。制度としてあることは、知っておいて損はありません。

訪問を嫌がられたら——僕は保険者に相談して、個別の運用を認めてもらいました

最後に、「訪問そのものを嫌がられたらどうするか」の話です。僕にも実例があります。

前任のケアマネから引き継いだ、ある要支援の利用者さん。それまでのモニタリングは、通っているデイサービスで行われていました。僕のスタイルは自宅訪問なので、その旨を伝えたところ——はっきり嫌がられました。

ここで無理に押しませんでした。やったのは、地域包括支援センターへの相談です。包括が行政に相談してくれて、結果、このケースについては訪問の頻度を通常より減らす運用を保険者が認めてくれました。本人もそれで了解。以来、この運用をいまも続けています。訪問しない間は電話で確認し、電話でもあまり話してくれない方なので、デイサービスに連絡して普段の様子を教えてもらうこともあります。

そして一番大事なのはここです。包括とのやり取りも、「行政がこう判断した」という経緯も、すべて支援経過に記載してあります。口頭の了解だけで訪問をやめていたら、外から見れば「ただ訪問をサボっているケアマネ」と区別がつきません。記録があるから、堂々と続けられる運用です。

※これはあくまで僕のケースに対する保険者の個別判断です。「拒否されたら訪問しなくていい」という一般ルールではありません。同じ状況になったら、必ずあなたの保険者に相談してください。

会えない月の対応をひとことでまとめると、こうなります。自分で判断せず、保険者に確認する。そして、約束と確認は、ぜんぶ形に残す。利用者・家族とはLINE WORKS、行政とはメール、記録はその日のうちに。日程調整も、会えない月の対応も、僕がやっていることの中身は結局これだけです。

この運用、あなたの職場でできますか？——できないなら、縛っているのは誰か

ここまで読んで、「うちの職場じゃ無理だな」と感じた人がいるかもしれません。最後に、その話をします。

先に正直に言うと、僕は雇われ時代に3つの職場で働きましたが、モニタリングの日程調整はどこでも自由でした。「訪問は月の前半に済ませろ」のような職場ルールに縛られた経験は、僕にはありません。ケアマネは、自分でスケジュールを組める裁量を持った、実は珍しい職種です。この記事の仕組みは、多くの職場でそのまま真似できるはずです。

それでも「モニタリングが回らない」と感じているなら、原因はたぶん次のどちらかです。

ひとつは、制度判断に自信がないこと。「月1回・訪問・記録」の原文と、特段の事情の範囲、要支援の別ルール。ここが曖昧だと、「本当は不要な訪問」まで抱え込んで自分を縛ってしまいます。実際、きちんと解釈すれば柔軟に運用できるのに、慣行や前例踏襲で一律の運用を続けている現場は少なくありません。これは、この記事が解決します。保険者に確認して、記録に残す。それだけで、あなたの運用は堂々と変えられます。

もうひとつは、そもそも仕組みを変える自由がない環境です。担当件数が多すぎて余白が作れない。連絡手段は電話だけ、という暗黙のルール。

連絡の話でいうと、いま僕たちが連絡を取りたい相手は、利用者本人だけではありません。キーパーソンは40代・50代の、日中バリバリ働いているご家族です。その家族と電話だけでやり取りする——日中はつながらない、折り返しはすれ違う、その繰り返しです。LINE WORKSのような仕事用ツールを使えば、個人のLINEを教えることなく文字でやり取りできる時代に、そういう手段を「検討する余地すらない」職場なのだとしたら、縛られているのはモニタリングではなく、あなたの働き方のほうかもしれません。

あなたの職場がどうかは、僕には分かりません。だからまず、この記事のやり方を提案してみてください。それでも変わらない、変える余地がない——そう確認できたなら、環境を変えることも選択肢です。ケアマネの働き方は、職場によって本当に違います。

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転職サイトの選び方や使い方は、実際に転職を経験した僕の視点でこちらにまとめています。

▶ 転職サイトを使わずに転職した僕が、それでも登録を勧める理由【2026年版】

まとめ：約束と確認は、ぜんぶ形に残す

最後に、この記事の全体をひとことでまとめます。

• ルールは3つだけ——月1回の面接（原則居宅訪問）と、月1回の記録。要支援は3ヶ月に1回
• 日程調整の8割は「訪問のその場で翌月を決めて、その場で文字にする」で消える
• モニタリング最優先で20日までに回し、残り10日と週1日〜半日の空きを「動き」の受け皿にする
• 滞在は30分以内、記録は絶対に翌日に持ち越さない
• 短時間で回すのは手抜きではなく、時間を「動きのある利用者さん」に配分し直すため
• 会えない月は自分で判断せず、保険者に確認する。やり取りはメールで残す

そして、全部に共通する背骨はこれです。約束と確認は、ぜんぶ形に残す。利用者・家族とはLINE WORKS、行政とはメール、記録はその日のうちに。形に残すことが、あなたを焦りからも、運営指導からも、「言った・言わない」からも守ってくれます。

モニタリングは、ケアマネの仕事の中でいちばん頻度の高い業務です。だからこそ、ここが仕組みで回り始めると、毎月がまるごと軽くなります。まずは来月、訪問の帰り際に一言——「来月は、この日にしましょうか」から始めてみてください^^